Tanken med orderstatusarna är att ni kan hålla koll på inkommande ordrar, men även att ni enkelt informerar kunden om vad som händer.

Direkt när en order kommer in och ni ser den i administrationsverktyget så bör ni markera den som granskad. När ni har bokat en installation så bör ni ändra status till ''Leverans bokad'' och fylla i bokat datum och tid. När en order är skickad så bör ni direkt markera den som skickad och fylla i kollinummer.

Uppdatering av orderstatus för kund

När ni uppdaterar vissa orderstatusar så får kunden mail och/eller sms om att ordern har uppdaterats. På så sätt hålls kunden informerad löpande – något som Internet-kunder ställer oerhört höga krav på. Vänta därför inte med att göra uppdateringar. Se till att utnyttja och arbeta med orderhanteringen i systemet.

Vanligast är att kunder får mail vid följande orderstatusar:

• Order skickad.
• Order klar att hämta i butik.
• Leverans bokad.

Men det kan ni ställa in själva per orderstatus.

För att uppdatera status på en order så klickar ni på statustexten i tabellen i orderlistan. Då får ni upp en ruta med val för olika statusar. Ni kan även passa på och fylla i kollinummer och noteringar om ordern.

Går ni in och granskar en order så får ni fullständig information om ordern, kunden, produkterna, mail som har skickats till kunden, eventuella SMS, samt vilka tidigare orderstatusar som ordern har haft. I förekommande fall (beroende på betalsätt) så kan ni även godkänna ordern.

Lagerstatus och lagersaldo

En produkt har alltid en lagerstatus och produkter kan även ha lagersaldo (antal). Lagersaldot kan även styra att lagerstatusen ändras, exempelvis att en produkt ändras från Lagervara till Slut när saldot går från 1 till 0. Det styrs med appen Lagerstyrning där man sätter upp lagerregler. På så sätt automatiseras en del arbete, och det minskar risken att översälja av varor.

Bra att veta är att det trots allt finns sätt att översälja. Om en produkt har saldo 2 st och statusen Lagervara och en kund går in och (i samma köp) beställer 3 st av varan, då låter Ashop köpet gå igenom ändå. Det går alltså att översälja i de fall där en kund gör ett köp av flera samtidigt*. Anledningen till detta är flera, bland annat att det kan anses bättre att få in ordern än att ge en kund som uppenbarligen vill handla flera produkter ett tråkigt felmeddelande. En annan anledning är att butiker ofta inte vills skylta publikt med sitt lagerantal, så av den anledningen så vill vi heller inte begränsa hur många man kan lägga i varukorgen (för då kan man bara öka antal för att få reda på hur många som finns.

*Det finns inget direkt tekniskt hinder att hantera detta annorlunda, och butiker som behöver specialanpassade lager-regler kan anlita oss för att utveckla stöd för dessa case för att passa perfekt.